Wat staat er in een goede offerte en hoe maak je een complete factuur?

Om je klant zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en hij voor zo min mogelijkheden verrassingen komt te staan, kan het handig zijn om een offerte op te stellen. Het gebruik maken van een factuur is in elk geval bij wet verplicht.

Offertes

Allereerst zullen we de offerte bespreken en bekijken wat nu de vereisten zijn van een goede offerte.

Een offerte is in principe niet meer dan een uitgewerkte versie van een prijsopgave. Een klant kan om een offerte vragen om bijvoorbeeld in te kunnen zien hoe de tarieven die jij berekent zijn opgebouwd. Hierbij kun je denken aan materiaalkosten, of een uurloon, of bijvoorbeeld waar de diensten die jij verleent uit bestaan en welke vaste prijzen daaraan gekoppeld zijn. Kortom: je geeft op een overzichtelijke manier weer welke tarieven jij berekent aan de klant.

Daarnaast geeft een offerte ook zekerheid voor jou als ondernemer. Hoewel mondelinge overeenkomsten wel geldig zijn, is bij een eventueel conflict altijd erg lastig te bewijzen wat vooraf is afgesproken. Met een offerte- waarbij je tevens je algemene voorwaarden meestuurt – heb je altijd iets om op terug te vallen.

Wat in ieder geval noodzakelijk is om in je offerte te hebben staan:

  • De contactgegevens  van beide partijen;
  • Een offertenummer;
  • De datum waarop de offerte is opgesteld;
  • Kort samengevat wat je gaat leveren en met welk doel;
  • Een planning van de te nemen stappen of je werkwijze;
  • Een duidelijk inzicht van de kosten en hoe jouw tarief is opgebouwd;
  • De geldigheidsduur van de offerte;
  • Verwijzing naar de algemene voorwaarden
  • Geef ook aan hoe de klant zijn akkoord kan geven, volgens de wetdient dit te gebeuren met een (digitale) handtekening.

Een overeenkomst komt tot stand vanaf het moment dat de klant een akkoord heeft gegeven op de offerte. Dit gebeurt doorgaans door middel van een ondertekening. Ook mondelinge toezegging is voldoende, maar dit is weer lastig te bewijzen.

Ook is het handig om in je offerte nog even een aantal puntjes na te lopen om je offerte er uit te laten springen. Maak de offerte persoonlijk. Met andere woorden: gebruik het woordgebruik van jouw opdrachtgever om jouw bericht over te brengen. Stimuleer je opdrachtgever ook door de offerte zo snel mogelijk te versturen, dan is jouw opdrachtgever nog het meest enthousiast. En tot slot check je nog een keer goed of het logo, de naam, de producten of diensten en vooral de taalfouten uit je offerte zijn gehaald.

Facturen

Als afsluiter van een project of  klus, wordt de factuur opgesteld. Dit is niet meer dan een rekening van de gemaakte uren en/of kosten. Toch is er wel iets bijzonders aan deze ‘rekening’, hij moet namelijk voldoen aan een aantal eisen, omdat de factuur ook gebruikt wordt voor de Belastingdienst. Zo stelt de Belastingdienst dat je de 15e dag van de maand na de levering van jouw diensten of producten de factuur dient te versturen.

Dit zijn de onderdelen die die je niet mag vergeten op je factuur te vermelden:

  • Een opvolgend factuurnummer;
  • De datum waarop de factuur verstuurd wordt;
  • Naam en adresgegevens van jou en van jouw klant;
  • Het btw-nummer van jouw onderneming;
  • Het KvK-nummer van jouw onderneming;
  • De datum waarop de dienst of het product geleverd is;
  • De aard van de producten of diensten die jij hebt geleverd;
  • De hoeveelheid producten of de omvang van de diensten diegeleverd zijn;
  • Het bedrag wat jij jouw opdrachtgever in rekening brengt;
  • Het btw-bedrag met het geldende btw-tarief;
  • Per eenheid de prijs zonder btw, en eventuele kortingen.

Daarnaast dient ook naar voorgaande facturen van eventuele vooruitbetalingen verwezen te worden.

De facturen dien jij vervolgens 7 jaar te bewaren voor een eventuele controle van de Belastingdienst.

Wil jij weten welke juridische documenten je toevoegt aan offertes en facturen? Dat kun je lezen in deze blog. Heb jij nog vragen over offertes, facturen of de bewaarplicht? Neem dan contact op via onze website.


Ruben Slats (1998) is een zeer gemotiveerde eerstejaars HBO-Rechten student aan Hogeschool Leiden. Met veel passie en nieuwsgierigheid stort hij zich dagelijks op onderwerpen binnen het Recht. Hardwerkend en enthousiast schrijft hij artikelen voor Lady Lawyer.